商工中金では、J’sNAVI NEOと電子帳簿保存法の導入によって年間約10万枚発生していた伝票をペーパーレス化し、業務効率化を実現している。

株式会社商工組合中央金庫様（以下、商工中金）は中小企業等専門の金融機関として1936年に設立し、現在もその中立性を活かして、5つの柱（①景気変動に左右されない金融スタンス、②中小企業組合等を通じた面的な支援機能、③全国・海外ネットワークを活かしたソリューションの提供力、④短期資金を含めた幅広い金融機能、⑤中立性を活かしたコーディネーター機能）のもと、「経営支援総合金融サービス事業」を展開。2018年からは中期経営計画のもとで経営の合理化に取り組み、その一環として業務改革も進めている。

商工中金では、J’sNAVI NEOと電子帳簿保存法の導入によって年間約10万枚発生していた伝票をペーパーレス化し、業務効率化を実現している。
そこで今回は、J’sNAVI NEOの導入と電子帳簿保存法への対応によって、どのような業務効率化を実現したのか、導入当時から携わっている、店舗・業務改革推進プロジェクトチーム 水井 尚子さん、管理部 安食 純子さん、同部 柴嵜 由梨さんにお話を伺った。

━━　J’sNAVI NEOを導入する前は、経費精算や経理業務にどのようなお悩みがございましたか。

従来は全て紙で事務処理を行っていました。経費科目ごとに振込伝票を手作業で起票し、勘定系システムへの登録後、当該伝票と証憑はそれぞれを製本して保管していました。当金庫は全国の100支店と本部を合わせて年間で約10万枚の伝票が発生していましたが、それらの事務処理を全て手作業で行っており、大量の紙の使用と作業担当者の固定化や属人化が課題でした。経理担当者が固定化されていたことで、担当者でないと分からないことが発生し業務が止まってしまったり、担当者間でも少しずつルールが違うことがあり役割の偏りが発生したりすることもありました。

店舗・業務改革推進プロジェクトチーム
水井 尚子さん

さらに、以前はデータの蓄積ができなかったため、過去の支払データを抽出する術がなく、伝票を探す際には紙を一枚一枚めくって探していたことも課題の一つでした。

━━　他社製品との比較はされましたか。また、J’sNAVI NEO導入の決め手は何でしょうか。

数社については実際に来社いただき、デモンストレーションの機会を設け、機能について照会をしました。J’sNAVI NEOは、スマホアプリ、乗換案内、定期券控除、交通系ICカード、自動仕訳機能、FBデータ作成などの基本機能を備えており、かつ画面を見たときに使いやすいと思いました。申請書や精算書を起票したときに、必須の入力項目と任意の入力項目が明確になっていて、とても親切なシステムだと思います。エラーが出たときも、どの項目がエラーになっているのか表示され、非常に分かりやすいです。

管理部 柴嵜 由梨さん

━━　導入によって業務にどのような変化をもたらしましたか。どれくらい、数字として変化しましたか。

全機能を使い始めてまだ4ヶ月程度ですが、直近月で約5,600件の経費精算が行われています。多くの経費事務がJ’sNAVI NEOでの処理に切り替わり、これまでの紙による事務から仕事のやり方が大きく変わりました。
交通費の精算も、以前は申請者が経路や金額を調べたうえで伝票に手書きし、担当者に提出していました。J’sNAVI NEOでは乗換案内の機能があり、自動で経路や金額が入力されるので、特に外出が多い営業担当からは精算が楽になったという声を聞きます。

また、証憑の原本一致を確認する経費担当者を除けば、スキャンされた画像と入力内容をパソコンで確認できるため、在宅勤務時の申請・承認が実現できました。加えて、製本して保管していた証憑が月次の定期検査実施後に廃棄できるようになったことで、製本負担の軽減と保管スペースの削減も実現しました。また、これまでは経費科目ごとに伝票を起票する必要があり、一つの請求書に対して何枚も伝票を起票していましたが、J’sNAVI NEOの導入によって、一つの精算書にまとめて経費精算ができるようになったので、申請者も承認者も作業が削減できたと思います。

━━　業務効率化により生まれた時間・リソースを活用し、可能になった業務などはございますか。

これまでは支店の経費事務の一部を内部の事務集中センターへ委託していましたが、システム導入を契機として廃止することが出来ました。また、各支店では経費処理のために伝票と証憑を事務集中センターに郵送する必要がありましたが、それも不要になりました。その結果、年間約220万円以上の郵送費のコスト削減にもつながりました。また、当該事務を担当していた約7名の事務集中センター職員のリソースを活用して、新たな支店事務の集中化が始まるなど、当金庫全体の事務負担軽減に貢献できたと思います。

また、これまでは紙を一枚一枚めくって監査をしていましたが、J’sNAVI NEOの導入でオフサイト監査が可能となり、大きく変わった点の一つと感じています。

━━　電子帳簿保存法を目指すきっかけについて教えてください。また、電帳法の導入を進めるにあたり大変だったことはありますか。

経費事務をシステム化するにあたり、費用対効果を最大化するためにも電子帳簿保存法への対応は当初から前提としていました。当金庫では年間10万枚に及ぶ伝票を10年保存しており、さらに月次で定期検査を行っていました。そのため担当者の手間も多く発生し、保管スペースもかなり圧迫していました。電子帳簿保存法対応によって、月次というルールを維持しながらも、「10年保存」が必要だったものが「1か月」で捨てられるようになるという点は非常に魅力的でした。

もっとも大変だったことは法令の理解と当金庫事務への反映方法について、身近に相談できる相手がいなかったことです。そのためJTBビジネストラベルソリューションズのウェビナーに参加して情報収集しました。ウェビナーも分かりやすく、質問をすればウェビナー内もしくは後日メールで回答頂けたので、素早く疑問を解消することができました。
最終的には作成した資料を国税局に持っていき、国税局の判断を仰ぎながら運用ルールなどの内容を確定しました。

━━　最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

経費精算システムに限りませんが、システム導入に際しては現状の事務を理解・把握し、どの範囲がシステム化可能なのか、スコープをはっきりさせることが大切だと思います。また、製品に事務を合わせるという意思を強く持ち、既存ルールや考え方を変更していく労力は惜しまないことが大切だと思います。

今回、当金庫でもいくつかのルールの見直しをしましたが、J’sNAVI NEOの標準機能で吸収できた点も多く、当初の想定よりも従来のルールへの影響は小さかったと考えています。そういった意味では、どの会社にも存在する経費事務ですので、システム化のメリットが大きいと感じました。
また経費精算システムについて情報収集した製品の比較として、J’sNAVI NEOは画面の作りや入力画面が分かりやすく、ユーザにとって使いやすいシステムだと思います。導入を検討されている方にぜひおすすめしたいです。

━━　本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。

※撮影時のみマスクを外しています