ホクレン農業協同組合連合会様は、複数の法人オンライン予約サイトのID・パスワード管理や分散した請求書処理に課題を抱えていました。ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）での一括請求と、株式会社コンカーの提供する経費管理クラウドConcur® Expenseへの出張実績データ連携による経費システムへの入力工数削減により、出張手配・管理の効率化を実現しました。

全国の消費者に向けた北海道産農畜産物の供給、生産者の営農支援など、北海道の農業を多角的に支えるホクレン農業協同組合連合会。2,000名を超える従業員を抱え、日々の出張の頻度も多く行程のパターンも多岐にわたります。しかし、複数の法人オンライン予約サイトのID・パスワード管理の煩雑さ、新入職員の追加ID取得・管理の負担、また法人契約先ごとの請求書処理が分散し、経費部署ごとの経理業務が膨大になるという課題に直面していました。さらに、定額での旅費支給は、出張行程の把握や支給額の妥当性判断を困難にしていました。

こうした状況を改善すべく、同会は経費精算業務の効率向上を目指し、経費管理クラウドのConcur  Expenseおよび連携可能なビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）の導入を決定。これにより、煩雑な出張予約・管理業務から経費精算までのフローを刷新し、経理担当者の業務工数を削減。全会的視点での業務効率化と生産性向上を実現しました。そこで今回はビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）導入の経緯や導入後の変化を中心に、　人事部 人事課 課長補佐 西平さん、同課 辻さんにお話を伺いました。

※所属・役職は取材当時のものです。

 

 

　　　

━━　導入を検討することになったきっかけや背景を教えてください。

導入検討の最大のきっかけは、全組織で経費精算業務の効率化を図る必要性を強く感じていたことです。経理担当者の業務負担軽減のため、「業務プロセスの見直しで各部署の経費処理担当者の仕事を無くそう」というコンセプトのもと、業務プロセスの抜本的な見直しを進めました。 この目標を達成するため、まずは経費管理クラウドのConcur Expenseの導入を決定しました。さらに、これを最大限に活用して経費精算業務をより効率化するためには、出張予約システムとの連携が不可欠であると考えました。
そこで、Concur Expenseとシームレスに連携できる出張予約システムを中心に情報収集を開始し、展示会などで複数の出張予約システムを比較検討する中で、ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）を知ることとなりました。 従来の定額支給から実費精算への移行は、支給額の妥当性を確保し、出張経費の透明性を高める上でも重要な背景でした。システム導入を契機に、旅費関連規則を見直し、実費精算への変更を行うことで、より適正な経費管理を目指すことにしました。

 

━━　ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）採用の決め手を教えてください。また、導入時に工夫されたことはありましたか。

最終的に2社で検討を進めましたが、ビズバンスJTB出張予約（B+PLUS）を採用した最大の決め手は、Concur Expenseとの導入への連携実績が圧倒的に多く、その連携に関する信頼性が高かった点です。業務プロセスの抜本的な改革のためには、経費精算システムとの親和性は、スムーズな移行と運用に不可欠と考えました。また、JTBビジネストラベルソリューションズ社には北海道に支社があり、導入後のサポート体制が充実していることも大きな決め手となりました。地域に根差したサポートは、万が一のトラブル時や運用上の疑問点が生じた際に迅速な対応が期待でき、安心して導入できると判断しました。

従来、定額で支給してきた公共交通機関や宿泊料などの旅費を、ビズバンスJTB出張予約（旧B＋PLUS）導入を機に実費精算へ変更するため、導入の際には従業員が円滑に運用できるよう規則類の整備と丁寧な周知を心掛け、懸念点を事前に洗い出し、QAを作成して問い合わせ削減に努めました。Concur Expenseとの連携についても、画面を見せながら運用イメージを具体的に共有することで、従業員の理解を深め、スムーズな移行に努めました。

　　　

━━　ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）導入後の変化を教えてください。

ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）の導入は、弊会の業務に大きな変化をもたらしました。最も大きな変化は、業務効率の向上です。従来の煩雑な請求書処理や定額支給のための精算業務が、ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）とConcur Expenseの連携により一本化・自動化されました。導入1年後には、約250ある組織の経理担当者が定型業務から解放され、経費処理業務の工数削減と効率化を実現しています。

また、人事部門においても、転勤赴任時の旅費精算における経路ごとの早見表に基づいた支給額算出が不要になったことで、年間100件以上の申請チェック作業など、膨大な時間を要していた業務から解放されました。現在は、業務効率化によって生まれたリソースをどのように活用していくか、今まさに検討に着手しており、付加価値の高い業務、より戦略的な業務に注力できるよう、人事施策を進めている状況です。

従業員にとっても、複数のID・パスワード管理が不要になり、SSO（シングルサインオン）で各サービスにログインできるようになったことで、出張予約の負担が大幅に軽減されました。予約したチケットがビズバンス上で一覧表示できるため、行程管理も効率化され、緊急時の対応も迅速に行える環境が整備でき、組織全体の生産性向上に大きく貢献しています。

 
 

━━　最後に、弊社サービスの導入を検討されている企業様に向けて、アドバイスやメッセージをお願いいたします。

同様の課題、特に定額支給から実費精算への移行を検討されている企業様には、出張予約システムの導入は最適解に十分なり得るだろうと考えています。そして出張予約システム単独ではなく、経費精算システムとセットで考えることが、効率的な業務体制を構築する鍵となります。

業務効率を高める上で、システム化は人の目によるチェックよりも、必ず決まったロジックで処理されるため非常に有効です。肝要なのは、そのロジックを基にいかに適切にシステムを設計できるかという点です。

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