※所属・役職は取材当時のものです。

九州旅客鉄道株式会社は、ビズバンスJTB出張予約の導入により、出張予約・管理をシステム化し、社内の人的リソースに頼らない効率的なプロセスを実現。これにより、担当部署である旅行課の業務工数を削減し、社員の出張予約・管理以外の他の業務に集中することが可能となった。

旅客鉄道事業を中核に不動産、旅行業などを展開している九州旅客鉄道株式会社。 
個別手配や紙中心の運用や業務負荷が増加し、規模組織における出張管理に課題を抱えていましたが、ビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS／Bzit）を導入し、オンラインブッキングツールによる出張者や代理人による能動的な手配を実現。旅行課が担っていた予約に加えて、旅行課から出張者へのチケット配達をなくし、会社への一括請求払いと電子証憑で精算処理も短縮化しました。まずは社内のガバナンスとユーザー満足度の双方を高めていく予定です。

こちらの記事では、導入前の課題、具体的な運用効果、今後の展望までを同社担当部署である営業部旅行課の折原さんと鈴木さんにお話を伺いました。

 

 

━━　特に解決したかった課題とビズバンスJTB出張予約を導入した主な目的は何でしょうか。
 

弊社は鉄道事業を中核としながら多角的な事業展開を行う企業グループです。その中でも営業部旅行課は、自社ツアーの造成、旅行業営業、そして社内出張手配まで幅広く担当しています。しかし、長年にわたる紙ベースの出張管理業務は、非常に効率が悪く、労力がかかるという課題を抱えていました。特に、社内約80にも及ぶ部門の社員が出張する際の、手配から精算までのプロセスは複雑化していました。この状況を改善し、業務のスリム化とコスト削減を喫緊の課題としていました。 

導入目的は四点に集約されました。第一に、出張手配のスリム化です。旅行課が担ってきた個別手配をやめ、オンラインブッキングツール（OBT）で出張者本人や代理人が能動的に手配できる体制へ移行する狙いがありました。第二に、手配依頼から回答までのレスポンスタイムの短縮です。夜間・休日でも即時に空き状況と料金の確認ができる状態を目標としました。第三に、管理業務の簡素化です。紙チケットの配達・受領といった物理運用を極小化し、電子的な証跡に置き換える方針としました。第四に、精算業務の効率化です。月次実績の集約、請求書作成・発送、入金確認の手作業を削減し、一括請求・電子証憑で消込までを迅速化することを重視しました。
 
 

━━　導入を後押ししたポイントと、特によく利用している機能を教えてください。

私たちが重要視したのは、予約業務と経費精算の一元化、そして柔軟性です。特に、ビズバンスJTB出張予約は、業務の流れを一括管理しながら、自社の業務フローに合わせた柔軟な運用が可能である点において他社システムよりも優れていました。具体的には、出張形態に応じた、航空券や宿泊、パッケージなどの多様な旅程に対応できる点を高く評価しました。豊富なオンライン予約コンテンツによって選択の幅が広がり、今までよりも安価な航空券の利用が加速し、出張コストの削減にもつながると期待できました。さらに、豊富なオンラインコンテンツによって、出張者本人または代理人がその場で代替条件を検索し、出張規程にあった選択肢の中から即時予約できるため、回答の待ち時間が減少しました。

 

 また、予約の進捗がシステム上で可視化され、出張者が自ら確認できることで問い合わせも減少しました。その結果、レスポンスタイムの短縮に加え、確認漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの発生率も低下しています。
機能において、代理人登録機能は、役員などの出張手配を秘書や経理担当者が代理で行う場合に非常に有効でした。 ビズバンスJTB出張予約は、設定により、役職に応じた承認ルートや手配金額の上限が自動で適用されるため、規定に沿った手配が行えます。さらに、所属部署・精算部署のプロファイル管理機能は、部署登録や新人配属時の一括メンテナンスに役立ち、利用者情報を最新の状態で維持します。出張手配時に精算負担部署を登録できるので、部門を跨ぐ経費精算時の煩雑なやり取りが解消され、経理部門の負担も軽減されています。 システム上でリアルタイムに手配状況が可視化され、予約一覧・変更・取消の管理も一元化されました。精算面では会社への一括請求と証憑の電子化により、回収・照合の負荷が大きく軽減しています。  

 

━━　導入後の精算業務はどのように効率化されましたか、具体的な効果を教えてください。

月次の実績集約・確認から請求書作成・発送、入金確認までの一連の作業は、導入後に大きく短縮されました。以前は、出張手配担当者が2〜3名必要でしたが、現在はその業務が大幅に削減され、他の業務に振り分けられるようになりました。経費精算業務においても、以前は締め日前後に1〜2名の専任担当者が2日以上かけて行っていた作業がシステム化により不要となり、大幅な短縮化に繋がりました。一括請求と電子証憑により、差し戻しや請求漏れのヒューマンエラーがほとんどなくなりました。定量的には、月間作業工数が16時間相当の削減効果を確認でき、担当者のエラーに対する精神的負担も軽減されました。またJTBビジネストラベルソリューションズからの一括請求は、旅行課だけでなく、出張者の個人立替の負担や領収書の提出などの削減にも貢献しています。

━━　最後にビズバンスJTB出張予約の導入を検討する企業へのメッセージをお願いします。

管理業務のDX化は、単なる業務効率化に留まらず、企業全体の競争力強化に繋がる重要な取り組みです。
今後は、より利便性の高い航空会社・宿泊施設の選定などが行えると考えています。ビズバンスJTB出張予約が提供する多様なオンライン予約の選択肢は、私たちの出張管理をさらに進化させ、最適な出張環境を構築できると期待しています。