※所属・役職は取材当時のものです。

リョービ株式会社は、経費精算のペーパーレス化と電子帳簿保存法対応の実現を図ることにより、煩雑な海外出張精算プロセスを効率化。国内出張精算への導入を視野に更なる業務効率の向上を目指しています。

リョービ株式会社は、ダイカストのリーディングカンパニーとして、自動車部品の製造・販売を手掛けるダイカスト事業を中心に、建築用品事業や印刷機器事業を展開しています。同社は、国内出張と海外出張で異なる経費精算システムを使用していたため、将来的にはこれらを統合することを目指し、まずは海外出張精算についてビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）で改善の一歩を踏み出しました。導入の経緯や効果、今後の展開への思いについて、人事部 部長　松村さん、同部 人事課 人事担当係長　皿田さん、同課　小川さんにお話を伺いました。

 

 

人事部 部長　松村さん

また、海外出張案件が発生する拠点が全国10か所に点在しているため、紙の精算書と領収書が人事部へ届くまでに時間がかかり、精算処理が遅延するケースが頻発していました。具体的には毎月50～60件ほどの海外出張精算が発生する中で、全体の20%が締め切りに間に合わない状況でした。これは、人事部の業務効率を著しく低下させるとともに、会社全体の業務フローにも影響を及ぼすほどでした。
 

━━　ビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）検討のきっかけと経緯を教えてください。

毎月発生する精算書・領収書の締め切り遅延に対して、ペーパーレス化への強い要望がビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）導入検討のきっかけとなりました。システムのみでの承認プロセスを求める社内の声が高まるのと時を同じくして、電子帳簿保存法の電子保存対応が完全義務化されました。そこで、ペーパーレス化・電子帳簿保存法についてJTBビジネストラベルソリューションズの営業担当者へ相談させていただき、ビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）の提案を受けました。他のシステムも並行して検討しましたが、最終的に今まで利用していたビズバンスJTB出張予約（旧B+PLUS）から連携できるシステムでもあり、運用フローや機能面において私たちの要望を叶えてくれるビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）の導入を決定しました。

 

人事部人事課 人事担当係長　皿田さん

━━　ビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）導入後の変化を教えてください。

ビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）導入後、業務プロセスに大きな変化がありました。まず、システムの導入によって、ペーパーレスで処理できるようになったため、全体的な業務効率が向上しました。特に、毎月発生していた締め切り遅延がほぼゼロになり、業務の迅速性と正確性が大幅に改善されました。

 

導入前は、紙の申請書の到着を待つ時間や、書類の確認、ファイリングなどに多くの時間を費やしていました。ペーパーレス化によってこれらの時間が不要になり、他の業務に時間を充てることができるようになりました。こうして生まれた時間リソースは、人事部内での業務分担の見直しや、新たな業務への挑戦に繋がりました。また出張する社員をはじめ、承認者や管理監督者も余裕をもって自身の業務に取り組むことが出来るようになったと感じています。システム導入により処理時間や労力が削減でき、業務効率が飛躍的に向上したことは、大きな成果といえます。

 

 

━━　今後の国内経費精算への展開に向けての思いを教えてください。

現在はビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）を海外出張精算用に限定して利用していますが、今後は国内出張やその他経費の精算にも展開していく予定です。国内出張精算は件数が多く、日当の規程も複雑なため、システムの利用によって更なる業務効率化につながると考えています。また、交通系ICカードデータの取り込み機能は、営業担当者の近隣交通費を含む精算業務を大幅に簡素化できる可能性があるため、今後の活用に期待しています。証憑の電子保存についても、スマートフォンアプリの証憑撮影機能の活用により、受領のたびにPDFを作成する手間が削減されることにも期待を寄せています。この取り組みにより、国内・海外の出張を一元化し、さらなる業務効率の向上を目指していきます。

                 人事部人事課  小川さん

━━　最後に、これからビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）の導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

 
当社の経験から、このシステムが経費精算業務の効率化に大きく貢献すると確信しています。特に、ペーパーレス化による業務プロセスの簡素化は想像以上の効果をもたらしました。導入にあたっては、JTBビジネストラベルソリューションズの営業担当者が迅速かつ丁寧に、そして親切に対応してくれました。Web会議と対面会議をバランスよく活用し、システム要件を固めることで、距離が離れていても円滑にコミュニケーションを取ることができ、効率的に導入を進めることができました。

また、出張手配システムの機能面では、先日海外で発生した大地震の際に、ビズバンスJTB出張予約の管理者機能により、いつ・誰が・どこに出張しているかを迅速に把握することができました。即座に把握できたことで出張者の安否を迅速に確認することができました。社員の出張管理の導入や強化を検討されている企業、課題をお持ちの企業には特にお勧めです。

現代のビジネス環境において、ペーパーレス化は避けて通れない課題です。ビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）は、その課題解決の強力なツールとなります。導入後も、システムの継続的な改善や新機能の追加が行われているので、長期的な視点でみても有益なシステムだと感じています。繰り返しとなりますが、ペーパーレス化による業務効率の向上は、想像以上に大きな効果をもたらします。営業担当者や専任SEが親身になって相談に乗ってくれるので、まずは気軽に相談してみることをお勧めします。皆様の業務改革の一助となることを願っています。