ニデック株式会社は、パッケージでありながら、機能の活用により個社要件とスムーズな運用を実現。業務効率化とガバナンス強化を図っている。

精密小型モータ、車載及び家電・商業・産業用モータ、機器装置、電子・光学部品、その他の開発・製造・販売を行っている世界を代表する総合モーターメーカーのニデック株式会社。

電子帳簿保存法対応をきっかけに、旅費精算システムをビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）へ切り替えた同社は法対応や会計連携の自動化による業務効率化、不正リスクの軽減を実現している。そこで今回はビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）導入前に抱えていた出張精算に関する課題や導入後の変化を中心に、総務部の山下勇太さん、現在は公益財団法人 永守文化記念財団 事務局 部長の祝 佳代子さんにお話を伺った。

 

 

　総務部 
　山下 勇太さん

約10年ぶりのシステム入れ替えということもあり、社内での理解を得ることや、関係部門との調整など、限られた人員と電子帳簿保存法が開始される1月というリミットがある中で、これらの課題を解決できるシステムを選定し、導入するには大きな不安がありました。
 

━━　他に比較した経費精算システムやビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）に決めた理由を聞かせてください。
 

 従来使用していたシステムは電帳法に対応しないものの、新システムをリリースするためそのシステムと、そのほか3製品の計4製品で比較を行いました。その中で基準としていた『価格』と『サポート面』が当社ニーズに合致したことがビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）の決め手となりました。中でも導入に携わる人員が限られている中で、サポート体制の充実は非常に重要であると考えていました。ビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）は、営業担当者と専任SEによる丁寧なサポートを提供してくれる点が魅力的でしたし、導入までのサポート体制のみで課金する他製品がある中、継続的なサポートを提供してくれる点も選定理由の一つでした。
また、『WalkMe*』によるガイド機能や追加項目による独自コード入力欄の追加ができた点も大きな利点となりました。

 今後グループ会社での利用を検討する上で、様々な企業規模や業種での導入経験があること、またシステム導入後の問題に対しても長期的な利用を見据え、機能を使用しながら改善を検討してもらえる柔軟性や、JTBの経験と実績そして企業の規模に関わらず適切な提案がいただける点が最終的な選定理由です。国内での豊富な導入実績から得られる安心感も重要な要素でした。
 

＊　WalkMeとは

WalkMeは、全社DX戦略の推進を支えるシステム利用促進・定着基盤として活用いただけるソリューションです。既存システムに影響を与えず、データ分析に基づきパーソナライズした豊富なガイド機能によりシステムの利便性・業務の生産性を向上させます。ノーコードツールでガイダンスを作成し複雑なプロセスを簡素化、また画面の自動推移など必要な操作を自動化することでユーザーの操作時間が短縮されるなどの効果を短期間で実現します。
 

━━　導入によって業務はどのように変化しましたか。

ビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）の導入により電子帳簿保存法への対応が実現し、承認者は明細ごとに添付された証憑をシステム上で確認できるため、承認作業が容易になりました。

また、WEBサイト上のガイド表示でナビゲートを行うWalkMe機能とビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）の伝票の追加項目の活用により、要件を満たす伝票表示を実現しました。ガイド表示により、入力ミスや空欄の防止につながり、財務・経理部門が求める正確な情報の入力が可能になり、伝票の差し戻しの減少と共に確認作業の効率化とガバナンスの強化を実現しています。社員から要望のあった申請時のエラーについても、ルール設定により未然に防ぐことが出来るようになりました。

立替金の処理に関しても、会計システムとの連携開発により会計システムへの連携がスムーズになりました。これにより、従来人為的に行っていたWEB振込用フォーマットへの手動入力や変更作業が不要となり、人的ミスのリスクが低減し、業務効率が大幅に向上しました。またチケット予約機能では利用データの可視化や分析が容易になり、出張の状況把握や経費管理の改善にも役立っています。

 

━━ ビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）導入時に工夫したことはありますか。

以前他のシステムの入れ替えを実施した際の対応を踏襲し、当社用にマニュアルを作成しました。様々な社員向けに機能単位やポイントを絞ったマニュアルの作成、それでも不安を抱く社員のために動画マニュアルも作成し、スムーズな導入環境を整えました。

 

 公益財団法人 永守文化記念財団事務局 部長          
 祝 佳代子さん

━━　最後に、これからビズバンスJTB経費精算（旧J'sNAVI NEO）の導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

当社のように多種多様な要件のある企業でも、多くの課題をクリアすることができたように、ビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）はパッケージ製品でありながら様々な機能やオプションを備えており、問題や課題を解決できる可能性が高いです。特に、営業担当や専任SEの方々とのコミュニケーションの取りやすさは大きな利点です。「このようなことはできますか？」と気軽に問い合わせできる環境があることは、導入検討時に非常に重要です。また、導入後の継続的なサポートももちろんですが、従来は自ら発案することが多かった依頼事項も、チケット予約、経費精算の各営業担当側から提案いただけるところ、実現が難しい要件も、解決案を一緒になって考えてもらえることは、長期的な利用を考えている企業にとっては理想的な選択肢となるでしょう。

私たちの経験から、独自の要件（独自コードの入力やナビゲーション機能）についても、他社では実現できなかったものをビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）で解決できました。様々な設定や機能を駆使することで、企業固有の問題や課題を解決できる可能性があります。

最後に、システム導入は単なる機械的な作業ではなく、人と人との関わり合いが重要であることを強調したいと思います。不安がある中でも手探りで壁を乗り越え、一緒にシステムを作り上げていく過程は、単なるビジネス関係以上の絆を生み出します。ビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）の導入は、効率化だけでなく、新たな関係性構築の機会にもなり得るのです。長期的な視点で経費精算システムを検討している企業には、ぜひビズバンスJTB経費精算（旧J’sNAVI NEO）を検討していただきたいと思います。柔軟性、サポート体制、そして人との繋がりを重視する姿勢が、皆さんの業務改善に大きく貢献するはずです。