広島国際空港株式会社は、航空機・宿泊・パッケージツアーなどを会社一括請求で手配することにより立替費用を削減。申請・手配・精算の一連の流れをワンストップで行い、経理担当者のチェックや振込処理工数の半減も実現している。

広島国際空港株式会社は、広島空港の民間運営開始に伴い2021年に広島空港ビルディング株式会社を吸収合併し、ターミナルビル、滑走路、駐車場など、従来は縦割りであった空港機能の一体運営を開始。より利便性が高く、瀬戸内・山陰エリアの旅の起点として楽しんでもらえる空港を目指している。

民間運営開始に伴う社員増加とともに経費精算・出張管理システム「J'sNAVI NEO」を導入した同社は、事前申請・各種経費精算の紙運用からの脱却と、チケット手配機能による出張旅費の立替費用削減や経費精算業務の効率化を実現している。そこで今回はJ'sNAVI NEO導入の経緯や導入後の変化を中心に総務人事部シニアマネジャーの多賀 洋介さん、同部シニアマネジャー 清上 真希さん、総務人事部 兼 経理部アソシエイト 花田 朱音さん、経理部マネジャーの松井 啓太さんにお話を伺った。

　　　　　総務人事部シニアマネジャー 
　　　　　多賀 洋介さん

経理部マネジャー
松井 啓太さん

━━　導入によって業務はどのように変化しましたか。

事前申請から精算の流れは、紙運用とWEB運用では全く異なりました。それまでは事前申請や精算、承認処理のために出社が必要でしたが、WEBであれば時間や場所を選ばず対応が可能となり、安心してリモートワークを行うことが出来るようになりました。また、承認処理はスマートフォンでも行うことが可能であるため、承認者の負担軽減につながっています。WEB化により出張内容や個人立替費用のチェックおよび承認、振込処理までの一連の流れが、紙運用を行っていた時に比べ半減したことは非常に大きな変化でした。

月150～200件程度精算伝票の申請がありますが、必要項目が入力されていない場合は、今までは申請者へ紙の伝票を差戻す手間が大きな負担になっていましたが、現在は申請時に入力を求めるアラートが表示されるため、未入力による差戻しがなくなりました。また、公共交通機関や宿泊施設などのオンライン予約が可能なチケット手配機能については会社一括請求となるので、当初の課題としていた「出張に向かう従業員の立替費用削減」を実現するには欠かせない機能でした。導入と同時に、すでに施行されていた電子帳簿保存法の電子取引データの保存に対応する必要がありましたが、J'sNAVI NEOは取り込んだ証憑データへ自動的にタイムスタンプを付与することが可能なシステムでしたので、特段意識せずに電子取引保存対応の開始に踏み出すことができました。

                 総務人事部 兼 経理部アソシエイト 
　             花田 朱音さん

━━　導入によって出来るようになったことはありますか。

導入時期が合併後の会社立ち上げ時期であったため、総務人事部、経理部を含め新たに様々な業務をこなす必要がありました。2、3年は人員不足の予測でしたが、J'sNAVI NEO導入による業務効率化が図れたこともあり、増員せず現状の体制のまま業務を進めることができました。

従業員の中には中途採用者や出向者も多く、以前所属していた会社で経費精算システムを利用していた従業員もいたため、様々な文化が交差する社内でも比較的スムーズにシステムの利用を浸透させることが出来ました。

━━　最後に、これからJ'sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。

まず、従業員の立替費用削減という目標を重視し、航空機・宿泊・パッケージツアーなどを会社負担で円滑に手配できること、なおかつ出張の事前申請・精算が同じシステムで行うことが出来るといった機能を兼ね備えたシステムを探していました。他社では事前申請・精算だけ、出張手配だけといったサービスが多くあった中で、出張の事前申請・手配・精算すべてを一連の流れでできるシステムがJ'sNAVI NEOでした。

操作感もシンプルで機能が詰まっている印象ですし、特に上記の導入前の課題全てを解決してくれるという点は大きな決め手となりました。

出張の申請精算および手配が一連の流れで行えること、それは他のシステムにはない機能だと思っているので、同じ課題を抱えている企業では、導入により経費精算がスムーズに行えるのではないでしょうか。

総務人事部シニアマネジャー
清上 真希さん