文部科学省による「スーパーグローバル大学創成支援事業」の採択を受けた創価大学では、経費精算に関するガバナンスの徹底遵守に努めている。

1971年に開学した学校法人創価大学（以下、創価大学）は、8学部10学科、5つの研究科、2つの専門職大学院を擁する総合大学。東京・八王子にある緑豊かで広大なキャンパス内には、創価女子短期大学もあり、全体でおよそ8,000人の学生、約370名の教員、約400名の職員が在籍している。2014年度には文部科学省に よる「スーパーグローバル大学創成支援事業」の採択を受け、より一層のグローバル化を進めている。

同大学では、職員の経費精算にJ’sNAVI NEOを利用し、経理担当者、ユーザの業務効率化、ガバナンスの高度化に取り組んでいる。今回は、学校法人ならではのガバナンスの徹底遵守というお悩みを創価大学がどのように解決したのか、創価大学 財務部 経理課 課長 宮田輝明さん、旅費業務担当者の同部 同課 主任 常廣あずささんに伺った。

学校法人創価大学 財務部
経理課 主任
常廣 あずさ さん

━━　J’sNAVI NEO導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。

「以前は職員、教員ともに旅費精算は他社システムを利用していました。学校法人向けにつくられたシステムということで非常に使いやすかったのですが、チケット手配や出張申請とは紐付いてはいませんでした。また、これまで本学ではチケットは個人が立て替えし、学内の購買で個別に手配するというのが主な流れとなっていました。しかし、学内の購買の手配サービスは主に学生のための窓口であることや、出張先の事故や遅延に関する情報の集約、ガバナンス強化の観点から、チケット手配・精算の連携システムがあれば、とかねてより悩んでおりました。そのようななかでJ’sNAVI NEOを知り、製品説明会に参加したところ、“出張に関わるチケット手配から精算まで一括で可能”“手配システムから会計システムまで一気通貫で同じ情報が流れる”というメリットが非常に魅力的で、これなら本学の課題を解決できるのではないかと思い、検討を開始しました。」

━━　他社製品との比較はされましたか。また、J’sNAVI NEO導入の決め手は何でしょうか。

「大手旅行会社が提供するサービスを比較するために、他社の手配システムも検討しました。デモの画面や機能も拝見しながら、より本学の希望にかなったシステムがJ’sNAVI NEOでした。旅行に精通しているJTBのシステムならではのメリットとして、取り扱われているチケット、手配サービスのバリエーションの多さや、直前の出張や緊急の際に柔軟に対応していただけることに大きな魅力を感じました。また、システムの刷新はユーザへのインパクトが大きいため、経理担当者だけでなく申請者にも導入して良かったと言ってもらえるようなシステムを導入したかったので、デモで見た操作画面がカラフルで見やすく操作性が高かったということも決め手になりました。さらに、本学が利用している会計システムとの連携が可能だった点も大きな要因です。」

（右）財務部 経理課 課長 宮田輝明さん
（左）同部 同課 主任 常廣あずささん

当時の経理課長、旅費業務担当者の3名が立ち上げのチームとなり、導入を進めることとなったが、本学の仕様に合う形にするためのシステム設定、出張規程の改定や運用の見直し、他部署への説明などのハードルがあり、稼働までに約3年を要したという。

━━　導入までのハードルをどのように乗り越えましたか。
「システム設定では、例えば、各ユーザと承認のルートの紐づけや、予算の管理機能を使える部署を制限するなどの事前設定が必要でしたが、分かりづらい部分はJTBの担当者の方が何度も本学に足を運んでくださり、親身になって相談に乗ってくださいました。また、他部署への説明としては、学内でのスムーズな導入のために実際にデモ画面を見せて運用説明会を行いました。システムの入れ替えという変化に対して抵抗感が出ないよう、J’sNAVI NEOの使いやすさや便利な機能を地道にアピールすることで徐々に学内の理解を得ることが出来ました。さらに、運用開始後もシステムに不慣れな方に向け、独自の動画マニュアルを作成して、ヘルプ画面に載せることでユーザにとって使いやすい工夫をしています。」

導入には少々時間を要したものの、常廣さんをはじめとする旅費業務担当者のユーザフレンドリーな工夫が実を結び、導入後の反応は良かったという。

━━　実際に導入してみて、J’sNAVI NEOを利用するユーザの反応はいかがでしたか。
「導入前は不安の大きいユーザもいましたが、いざ導入してみるとポジティブな声の方が多かったです。例えば、これまでは上長の承認をもらうために異なる棟を経由して伝票が届くなど、申請から最終承認までに多くの時間がかかっていましたが、J’sNAVI NEOであれば、電子決裁が可能なことで上長や経理課の承認を得るまでの時間も短くなり、万が一どこかで承認が滞っていたとしても申請者自身がそのことを把握できるので安心です。また、承認をする上長が、出張やリモートワークで学内にいない場合でも遠隔で承認ができますので、その点もよかったとの声もいただきました。」

━━　経理ご担当者としては、J’sNAVI NEOを導入してどのような成果が上がりましたか。
「現在は、国内出張申請・チケット手配・国内出張精算・近隣交通費精算機能を主に利用していますが、特に近隣交通費精算の場合は証憑書類が要らずに電子申請のみで全て完結するので、ペーパーレスにつながっています。また、紙の伝票の場合は、チェック作業に週に約2時間かかっていましたが、J’sNAVI NEOですと1クリックで完結するので、精算内容のチェックにかかっていた時間が大幅に削減できている、というのも大きな成果だと思います。喫緊の課題であったガバナンスの強化という観点でも、出発から帰着までの経路や利用した交通機関のデータが自動で精算伝票に紐づくので、カラ出張や私用を含む場合の牽制もかかっています。」

（右）財務部 経理課 課長 宮田輝明さん
（左）同部 同課 主任 常廣あずささん

━━　今後、J’sNAVI NEOを活用して取り組みたいと考えていることを教えてください。
「現在は、旅費の使用ルールが学内資金と学外資金とで異なる場合があるといった大学特有の事情があり、職員のみの利用ですが、今後、教員へのJ’sNAVI NEO利用も視野に入れています。教員の出張は学外から頂いている研究費を使う事もあるため、特に不正が起きないよう、より一層システムで制御する必要があると考えています。」

━━　最後に、これからJ’sNAVI NEOの導入を検討している方々へメッセージをお願いします。
「従来のシステムからの移行は容易ではありませんし、本学でも何から手をつけたら良いのか分からない時もありました。けれども今では導入をしたことで大きな成果があったと思いますし、去年からのコロナ禍によるテレワークの推進で、より一層J’sNAVI NEOの機能に助けていただいています。精算内容をチェックする担当者としても、出張申請・チケット手配・精算をひとつのシステムで確認できることの安心感は大きいです。各大学の特色や悩みもさまざまかと思いますが、経費に関わる部署の方であればおそらく経費削減という共通の課題があるかと思いますので、大学の垣根を超えて情報交換ができる機会が今後ありますと幸いです。」

━━　本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。