社内・社外を含めたスタッフの交通費や旅費の精算を手書き伝票でおこなっていました。
それに対し経理担当はお一人だったため負担が大きく、経理業務の効率化は早急に解決すべき課題でした。

有限会社アヴァンデザイン研究所様では、社内・社外を含めたスタッフの交通費や旅費の精算を手書き伝票でおこなっていました。それに対し経理担当はお一人だったため負担が大きく、経理業務の効率化は早急に解決すべき課題でした。
「J’s NAVI NEO」導入を決めた理由、そして導入後に実感されたメリットについて、お話をうかがいました。

有限会社アヴァンデザイン研究所は、社員、契約社員、アルバイトなどを合わせるとスタッフは50名に達します。地方出張もありますし、営業担当者、デザイナー、映像ディレクター、コピーライターといったスタッフは、打ち合わせのため都内の移動を頻繁におこなっています。カメラマンやイラストレーターなどの外部スタッフを加えると、経費精算を申請する人数は毎年増え続けています。

そうした旅費や交通費の精算は、以前は手書き伝票でおこなっていました。交通費精算の場合スタッフはほぼ一週間単位で経路金額を調べ精算していたのですが、たまった交通費や経費の伝票を一枚一枚手書きして精算に回すというのは、スタッフにとっては結構な手間。本来の業務以外のことに時間がかかってしまうというのは、効率が良いとはいえませんよね。

さらに、増え続けるスタッフ数に対し、経理担当者は一人。個々のスタッフが提出した手書きの伝票を会計ソフトへ逐一入力しなければならなかったため、経理担当者は時間がいくらあっても足りない状況でした。またスタッフによっては過去の精算記録について何度も経理に問い合わせてくることもあり、そうなると経理担当者の手が止まってしまいます。したがって、経理業務の効率化は急務といえる課題でした。

経費管理システムの存在を知り、いくつかのシステムを試してみました。「我々のような50人規模の会社でも費用対効果などの導入メリットがあるかどうか」に重点を置き、テストをおこないました。

テスト段階では、スタッフから「以前の手書きに比べ簡単な入力だけで申請できるので、時間の節約になる」という声が多数あがりました。

地方出張のことも考慮すると、なんといっても旅費精算システムと新幹線、航空機、ホテルなどのチケット予約がセットでできるというのは、大きな魅力です。その点からも「J’s NAVI NEO」が一番良いと感じ、導入を決めました。

手書き伝票を一枚一枚入力する必要がなくなり、スタッフがPCやタブレットで入力した内容や承認事項と請求データを連携させることができたので、一件あたりの作業時間はかなり減りました。移動経路と交通費がすぐにわかる、というのもいいですね。調べる手間がかからないため、その面でもかなり効率が良くなりました。

また上長の承認に関しても、以前は手書き伝票が出てきてからでしたが、今ではオンラインですぐに承認確認や精算をおこなうことができます。

スタッフが増え続けることで経理の負担がかなり膨らんで悩んでいたのが、「J’s NAVI NEO」の導入によって60～70％の手間や時間が削減されてきたように感じます。これは決して大袈裟な数字ではないと思っております。

スタッフに対しても「J’s NAVI NEO」で経費精算の手間が簡略化されたことによって、より制作に集中してもらえるのではないか、と期待しています。

システム導入にあたって「操作や設定が面倒なのかな」という懸念もありましたが、それは杞憂でした。操作や各種設定にあたっては、特にシステムに明るくなくても簡単にできたので、安心しました。

また、サポート体制が非常にしっかりしている点もよかったと思います。経理のシステム設定は、各社で異なるもの。我々が必要とする設定について問い合わせたところ、専用のコールセンターの方が親身になってご対応くださったので、とても助かりました。

例えば複数のスタッフで地方出張に出向く場合、それぞれのスタッフがバラバラに予約をおこなっていました。そのような予約方法ですと、どうしてもコストが割高になってしまいます。

「J’s NAVI NEO」導入後では、日程さえ決まっていればホテルと飛行機をセットにしたダイナミックパッケージツアーの「るるぶトラベルツアー」を代表者がまとめて予約できるので、大幅なコスト削減が可能になります。スタッフの入力完了後、上長は出張費、旅費などを含めた予約情報や日程を把握できますので「誰がいつどこへ行くのか」の管理がスムーズにできます。

「J’s NAVI NEO」によって、時間も手間もコストも軽減できました。導入効果は絶大ですね。

まだ導入したばかりなのですが、経理も、そして旅費や交通費をする側のスタッフもすぐに対応できましたので、それだけ簡単に使いこなせるシステムだと実感しています。

これからもまだまだ機能拡充を目指して開発を進めていらっしゃるということですので、これからの「J’s NAVI NEO」の進化が楽しみですね。